Kwaliteit digitale aanlevering van documenten heeft dringend aandacht nodig

Met inmiddels ruim negen miljoen berichten per jaar is er een duidelijke groei van de digitale aanlevering van documenten op basis van het SIVI GRS Protocol vanuit verzekeraars en service providers aan intermediairs. Gelijktijdig is er een toenemende zorg rond de kwaliteit van de aangeleverde berichten. SIVI roept op tot goede toepassing van het GRS protocol en gaat samen met Adfiz de verbetering van kwaliteit monitoren.

Het SIVI GRS Protocol maakt het mogelijk om documenten zoals polissen, offertes, brieven en borderellen digitaal te verzenden vanuit verzekeraars en service providers naar intermediairs. De ontvangers kunnen deze documenten vervolgens grotendeels geautomatiseerd verwerken binnen hun systemen.

Peter Mols, Directeur SIVI: “De digitalisering neemt gelukkig snel toe. Om de gewenste besparingen binnen de keten te realiseren, hebben alle ketenspelers de verantwoordelijkheid om nauwgezet de spelregels te volgen. Dit vereist soms extra focus. Zo ook hier, het zorgen voor een goede kwaliteit van de berichten is belangrijk en luistert erg nauw. Met de certificering levert SIVI hier concrete ondersteuning.”

SIVI en Adfiz doen gezamenlijk een appèl op verzenders en (software)leveranciers om bij te dragen aan een goed functionerende keten. Het niet goed invullen van de berichten voor de digitale aanlevering van documenten op basis van het SIVI GRS Protocol krijgt nu een te grote impact. Met de groei van de digitale aanlevering van documenten op basis van het SIVI GRS Protocol is het belangrijk dat betrokken partijen het protocol goed toepassen. Alleen door het goed toepassen kunnen alle betrokkenen binnen de keten een maximaal effect hebben van de baten. Concreet betekent dit:

• Verzenders controleren of de huidige verzending van berichten goed plaats vindt en plannen acties om eventuele fouten op te lossen.
• Softwareleveranciers controleren of binnen de software de afhandeling van berichten goed plaats vindt en plannen acties om eventuele fouten of onhandigheden op te lossen.
• Verzenders certificeren de huidige GRS-berichtenstromen voor 31-12-2021.
• Verzenders zorgen dat nieuwe documentstromen vanaf nu goed zijn ingericht en door SIVI gecertificeerd.

Enno Wiertsema, Directeur Adfiz: “Als het intermediair de digitaal toegestuurde documenten niet goed kan inboeken in het klantdossier of als deze documenten kwalitatief onvoldoende zijn om in te zetten in zijn processen, dan gaat de besparing snel verloren. Of erger, dan zijn de kosten van verwerking veel hoger dan de verwerking van de op papier aangeleverde documenten. Het is essentieel dat wij met elkaar deze handschoen oppakken. Daarom gaan wij met SIVI monitoren of de noodzakelijk verbetering dit jaar gerealiseerd wordt.”

De inhoudelijke instructie bij deze actie is beschikbaar op de SIVI website www.sivi.org/drempellooskoppelen.

De digitale aanlevering van documenten heeft ook grote impact op de specifieke processen van zelf-incasserende intermediairs. In de praktijk wordt hier nu onvoldoende rekening mee gehouden. In de komende maanden zal SIVI in overleg met marktpartijen een aanvullende werkinstructie opstellen voor verzenders, ontvangers en de ondersteunende software leveranciers. Rond de zomer zal SIVI deze werkinstructie publiceren.