Veldhovense notarissen berispt na miljoenenfraude door boekhouder

De kamer voor het notariaat heeft twee notarissen van een Veldhovens notariskantoor berispt wegens onvoldoende toezicht op hun derdengeldenrekeningen. Hierdoor kon de boekhouder van het kantoor gedurende 13 jaar geld van deze rekeningen halen, wat resulteerde in een totale verduistering van meer dan 3,1 miljoen euro.

De fraude werd ontdekt toen de fraudeafdeling van een bank in augustus 2022 contact opnam met het notariskantoor vanwege twee verdachte betalingen vanaf een derdengeldenrekening. Derdengeldenrekeningen bevatten geld dat aan derden toebehoort, bijvoorbeeld bij de koop van een huis, waar de notaris de koopprijs beheert totdat deze aan de verkoper wordt overgemaakt. Mensen die hun geld bij een notaris onderbrengen, moeten erop kunnen vertrouwen dat deze gelden altijd beschikbaar zijn voor hun beoogde doelen.

Kort na de melding van de bank werd duidelijk dat de boekhouder jarenlang geld van de derdengeldenrekening naar zichzelf had overgemaakt, met een totaalbedrag van meer dan 3,1 miljoen euro in 13 jaar tijd. De boekhouder had toegang tot bankpassen met eigen pincodes en kon betalingen vanaf de derdengeldenrekeningen voorbereiden. De notarissen moesten deze betalingen vervolgens autoriseren met hun eigen bankpassen en pincodes. De boekhouder maakte gebruik van de bankpas en pincode van een van de notarissen om geld naar zichzelf over te maken, zonder dat dit door de notarissen, de accountant of het Bureau Financieel Toezicht (BFT) werd opgemerkt. De boekhouder beweerde in 2008 de pincode van deze notaris te hebben gekregen om spoedbetalingen te autoriseren, wat de notaris uitdrukkelijk ontkent.

Onderzoek en klachten
Het BFT onderzocht de fraude en diende een klacht in bij de kamer voor het notariaat. Het BFT verweet de notarissen onvoldoende toezicht op hun derdengeldenrekeningen, waardoor een bewaringstekort ontstond en derden die hun geld in bewaring hadden gegeven bij de notaris het risico liepen alles kwijt te raken. De kamer oordeelde dat de notarissen nalatig waren door hun bankpassen van de derdengeldenrekeningen in een onbeveiligde kast op de financiële administratie te bewaren. Hierdoor bestond het risico dat anderen dan de notarissen de passen zouden gebruiken als de pincode bekend was. De klacht van het BFT werd gegrond verklaard.

Impact en gevolgen
Bij het opleggen van een tuchtmaatregel benadrukte de kamer dat de notarissen zelf niet betrokken waren bij de fraude van de boekhouder en ook slachtoffer waren van zijn handelen, met diepe impact voor hen en hun medewerkers. Na de ontdekking van de fraude hebben de notarissen alles in het werk gesteld om de gevolgen te beperken en hun organisatie te verbeteren.

De kamer erkende dat de boekhouder op zeer geraffineerde wijze te werk ging, waardoor de notarissen de fraude niet hadden kunnen ontdekken. De boekhouder gebruikte vervalste betalingsopdrachten en werkte de verduisterde bedragen op slinkse wijze weg in de administratie. Gezien deze omstandigheden vond de kamer een ontzetting uit het ambt of een onvoorwaardelijke schorsing te zwaar. Een voorwaardelijke schorsing zou het meest passend zijn, maar deze mogelijkheid bestaat niet in de wet. Daarom kregen de notarissen een berisping en werden zij veroordeeld in de proceskosten.

De kamer uitte haar zorgen over het feit dat niet alleen de notarissen, maar ook de accountant en het BFT jarenlang waren uitgegaan van de gemanipuleerde gegevens van de boekhouder. De kamer had verwacht dat het BFT duidelijk had aangegeven welke lessen hieruit zijn getrokken om herhaling van dergelijke grootschalige fraude te voorkomen.