Oproep adviseur om melding te maken van fouten in berichten

Binnen de intermediaire distributie gaan jaarlijks honderden miljoenen digitale berichten en documenten van verzekeraars en serviceproviders naar adviseurs. Ondanks alle inspanningen van de verzenders ondervinden adviseurs nog steeds onnodige problemen bij de verwerking van die berichten in hun administratie. Adfiz, Aplaza en SIVI roepen adviseur op om hiervan melding te maken.

Ieder assurantiekantoor dat elektronische berichten van verzekeraars en serviceproviders verwerkt, weet dat zelfs een kleine fout in een bericht grote problemen kan opleveren. Als de geautomatiseerde verwerking van berichten mislukt, dan heeft dat tijdrovende handmatige handelingen tot gevolg. Of het nu gaat om een ontbrekend gegeven, een verkeerde proces- of documentcode of simpelweg foutieve data: het zorgt ervoor dat de administratiesoftware van de adviseur de berichten niet meer geautomatiseerd kan verwerken. De adviseur moet deze berichten dan handmatig verwerken en/of corrigeren. Dat leidt tot kosten, verhoogt de kans op fouten en gaat ten koste van de efficiency binnen de intermediaire keten. Terwijl het onnodig is.

Waar Adfiz en SIVI eerder al een meldingsformulier voor fouten hebben ontwikkeld, heeft Aplaza nu ook een eigen meldingsproces ingericht. In dit proces spelen softwareleveranciers een belangrijke rol. Marco Hendrickx, directeur van Aplaza: “Een adviseur die via Aplaza een bericht ontvangt dat hij niet goed kan verwerken, kan dit melden bij zijn softwareleverancier. Wanneer die concludeert dat er sprake is van een fout in het bericht, neemt de leverancier contact op met Aplaza. Aplaza gaat vervolgens in gesprek met de verzendende partij om ervoor te zorgen dat herhaling van de fout in de toekomst niet meer voorkomt. De softwareleveranciers waarmee Aplaza samenwerkt hebben commitment afgegeven om op deze manier bij te dragen aan de verbetering van de kwaliteit van het berichtenverkeer.”

Peter Mols, directeur SIVI, geeft aan: “Tijdens reguliere overleggen van SIVI met Adfiz en Aplaza bleek dat ook bij Aplaza met enige regelmaat meldingen binnenkwamen van adviseurs die problemen hadden met het verwerken van berichten van verzekeraars en serviceproviders. Daarop hebben we het besluit genomen om de ontvangen meldingen te bundelen en deze in gezamenlijkheid onder de aandacht van verzenders te brengen. Samen bereiken we meer, meer awareness, meer verbeteringen, minder fouten in berichten voor adviseurs!”


SIVI verwerkt alle ontvangen meldingen (inclusief de meldingen via Aplaza) in een Dashboard. Naast een overzicht van de soorten meldingen, geeft het dasboard inzicht of meldingen zijn afgehandeld en hoelang meldingen openstaan. Eén keer per twee maanden actualiseert SIVI het Dashboard op: https://www.sivi.org/provinciale-distributie/kwaliteit-berichtenverkeer/.

Adfiz-directeur Enno Wiertsema vult aan: “Waar verzekeraars en serviceproviders in het verleden begrijpelijkerwijs aangaven dat ze niet voor één foutmelding hun hele werkwijze konden aanpassen, zien we verandering in de focus van verzenders. Eén melding betekent immers niet dat het ook maar op één plek misgaat. Het loont daarom voor een adviseur om te melden. De keten als geheel heeft er profijt van als fouten in berichten worden gesignaleerd. Een geoptimaliseerde keten zorgt voor lagere kosten en heel veel minder ergernis. Bovendien ontstaat er meer ruimte om goede dingen te doen. Dit alles wordt alleen mogelijk als we de aandacht, focus en zelfs discipline hebben om nu, in het proces daarnaartoe, te melden wat er nog niet goed gaat.”

Melden van fouten in berichten kunnen adviseurs doen via de SIVI-website https://www.sivi.org/provinciale-distributie/kwaliteit-berichtenverkeer/ of via hun softwareleverancier.